Nebenkosten einer Mietimmobilie

Nebenkostenabrechnung – was darf rein?

Einmal im Jahr bekommt sie jeder Mieter: die Betriebskostenabrechnung, umgangssprachlich eher als Nebenkostenabrechnung bekannt. Hier rechnet der Vermieter die angefallenen Kosten ab, die das Mietverhältnis betreffen und unter die Betriebskostenverordnung fallen. Diese Kosten stellt er den vom Mieter gezahlten Nebenkosten/Betriebskostenabschlägen gegenüber.

Zu beachten sind hier im Vorfeld, unabhängig vom Inhalt, folgende Punkte:

• Betrifft der Abrechnungszeitraum maximal 12 Monate? Länger darf er nicht sein. Kürzer ist möglich, wenn z.B. der Ein- oder Auszug im Mehrfamilienhaus nicht deckungsgleich mit dem Abrechnungszeitraum ist.

Ein Beispiel: Der Abrechnungszeitraum im Objekt ist 01.01.-31.12. eines Jahres. Wenn der Einzug zum 01.04. erfolgt, dann berücksichtigt die Abrechnung den Zeitraum 01.04. – 31.12 und in den Folgejahren dann ganz normal Januar bis Dezember.

• Wurde die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt? Bei einer späteren Zustellung verfallen die Ansprüche des Vermieters an den Mieter, umgekehrt muss der Mieter aber trotzdem ein Guthaben ausgezahlt bekommen, dieses verfällt nicht. Nach Ablauf der Frist empfiehlt es sich, trotzdem eine Abrechnung anzufordern, da ein eventuelles Guthaben ausgezahlt werden muss und in dem Fall auch die Höhe des Abschlags angepasst werden kann, um kein höheres Guthaben mehr anzuhäufen, falls der Vermieter weiterhin nicht abrechnet.

Was darf abgerechnet werden?

Hier kommt es darauf an, was dazu im Mietvertrag steht. Bezieht sich die Klausel auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV), darf alles umgelegt werden, was darin festgelegt ist, auch, wenn sich dort Posten ändern. Daher lohnt sich ab und an ein Abgleich mit der neuesten Variante, zumal nicht alle möglichen Betriebskostenarten automatisch damit abgegolten sind. Dachrinnenreinigung ist z.B. nicht in der BetrKV erfasst und muss gezielt genannt werden.

Fehlt dieser Verweis, müssen die einzelnen Betriebskostenarten aufgelistet werden.

Umlegbare Betriebskosten sind:

• die laufenden öffentlichen Lasten wie Grundsteuer
• die Kosten der Wasserversorgung und Entwässerung inkl. Warmwasserbereitung
• die Kosten des Betriebs der (zentralen) Heizungsanlage inkl. Brennstofflieferung und Wartungskosten
• die Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
• die Kosten der Straßenreinigung
• die Kosten der Müllbeseitigung
• die Kosten der Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung, Grundstücks- und Gartenpflege
• die Kosten der Beleuchtung, sofern es sich um Gemeinschaftsbereiche wie Treppenhaus, Keller, Außengelände handelt
• die Kosten der Schornsteinreinigung
• die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
• die Kosten für den Hauswart
• die Kosten für eine Gemeinschafts-Antennenanlage, Breitbandnetz oder Glasfaser-Verteilanlage
• die Kosten des Betriebs eines Waschraums als Gemeinschaftsraum

Bei einigen dieser Kosten ist es stark objektabhängig, ob sie anfallen, wie Aufzugskosten oder der Waschraum. Andere fallen immer an, egal um welche Wohnraumart es sich handelt, wie Grundsteuer und Versicherungen. In Einfamilienhäusern oder Wohnungen mit eigener Gastherme kann der Mieter nach Absprache die Brennstoffbeschaffung selbständig durchführen und somit die Kosten auch etwas steuern durch den Vergleich des Anbieters. Dies sollte im Mietvertrag vereinbart sein.

 

Wie werden die Kosten aufgeteilt?

Wenn es sich um ein Einfamilienhaus handelt, ist die Abrechnung sehr einfach: Alle Kosten werden ohne Aufteilung nur einem Mieter zugeordnet, Umlageschlüssel müssen nicht beachtet werden. Ab zwei Parteien im Objekt gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Abrechnung nach Wohnfläche: Kosten für das gesamte Objekt durch die gesamten Quadratmeter geteilt und dann hochgerechnet auf die Quadratmeter der einzelnen Wohneinheiten
• Abrechnung nach Verbrauch: es gibt einen Zähler, der den Verbrauch von Wasser (Warm/Kalt), Gas/Öl, Allgemeinstrom etc. erfasst.
• Abrechnung nach Personentagen: Anzahl der Personen im Haus x Anzahl der jeweils im Abrechnungszeitraum gewohnten Tage als Grundlage für die Umrechnung der Kosten auf die einzelne Wohneinheit.
• Abrechnung nach Wohneinheit: besonders einfach zu verwenden wenn die Einheiten sehr ähnlich in Größe und Nutzung sind.

Auf welche Art abgerechnet wird, muss im Mietvertrag geregelt sein, ansonsten wird nach Wohnfläche abgerechnet.

Die Abrechnung

Wenn alle Kosten für die Wohneinheit ermittelt wurden und die eingegangenen Abschlagszahlungen gegenübergestellt wurden, zeigt das Ergebnis nicht nur, ob der Mieter etwas zurückbekommt oder nachzahlen muss, sondern auch, ob der veranschlagte monatliche Betrag einigermaßen zu den Kosten passt, oder ob dieser angepasst werden muss. Wenn ein größerer Kostenanstieg im kommenden Jahr bereits bekannt ist, sei es durch Erhöhungen seitens der Versorgungsunternehmen oder Zuzug weiterer Personen, sollte frühzeitig reagiert und der Betrag angepasst werden, um eine höhere Nachzahlung im Folgejahr zu vermeiden. Der Vermieter darf einmal im Jahr im Rahmen der Abrechnung den Abschlag anpassen, weitere Anpassungen bedürfen der Zustimmung des Mieters.

Da es keine Formvorschrift für die Abrechnung gibt, ist eine handschriftliche Abrechnung genauso gültig wie eine vom Abrechnungsunternehmen erstellte, solange sie alle Vorgaben erfüllt.

Der ermittelte Überschuss muss vom Vermieter innerhalb von 30 Tagen an den Mieter ausgezahlt werden. Andersrum hat der Mieter ebenfalls 30 Tage Zeit, eine Nachzahlung zu leisten.

Wenn der Abrechnungsempfänger sich nicht sicher über die Korrektheit der Abrechnung ist, so kann er innerhalb von 12 Monaten Widerspruch einlegen. Eine Zahlung der offenen Summe unter Vorbehalt empfiehlt sich trotzdem, da sonst je nach Höhe der Forderung für den Vermieter eine Kündigungsmöglichkeit entsteht.

Sollte die Prüfung einen Fehler zugunsten des Mieters ergeben, so muss der Vermieter die zu viel gezahlte Summe erstatten. Prüfen lassen kann man z.B. beim Mieterschutzbund.

Dafür benötigt der Mieter nicht nur die Abrechnung, sondern auch die Rechnungen, auf denen diese basiert. Generell hat ein Mieter innerhalb von 30 Tagen Anspruch auf Einsicht der Originalbelege beim Vermieter, allerdings muss der Vermieter sie ihm nur zeigen, nicht kopieren oder zusenden.

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Euer FKI-Team